10/02/2024

人生管理系统的关键——事务项目化

用时间管理工具的人都知道,效率工具最常见的就是清单工具,最早的奇妙清单到后来的微软 To Do,国内的有滴答清单。

我们将日常的要处理的事务列到清单里面来管理和跟踪,这是时间管理的最基本逻辑。

但是日常的小事情可以用待办清单这样的工具来处理,但是我们生活、工作中的很多事物都是长期而复杂的事务,不是一个简单的待办事项就能涵盖的。比如一个招投标,时间上可能横跨一两个月,涉及到很早的人、资料、几十个待办事项等内容,散落在各地不方便管理和统筹。

那么项目的概念就诞生了。

我构建的人生管理系统,日常操作的核心,就是将日常的事务特别是复杂的事务单独列一个项目,而不是一个待办事项,具体怎么区别是个待办事项,还是一个项目。我采用5分钟原则,这个事项能五分钟搞定,我就放在todo list里面作为待办事项,否则,就升级为项目,这个事情可能需要好几个甚至几十个事项,在将项目分解为几个 todo list 事项。

图片

比如上图就是我的一个项目“学习PARA框架”页面,在这个页面 里有Project info项目介绍,Resources资源数据库,里面存的都是学习PARA的要用到的资料,有网页,也有书籍,还有图片和PDF文件,下面就是分解成的各个待办事项,我只列了几个大项,还可以更细一些,这些待办事项设定好完成时间,就会出现在我的inbox(收件箱)中,按照日期,就会出现在每天的待办清单和日历视图中。

很多人的人生管理系统、时间管理系统很容易崩溃掉,就是没有把这个关键的步骤做好,最后只能半途而废,甚至认为这个系统没用,因为他的系统动不动就会崩溃掉。

特别在我们工作、生活都比较忙的时候,事情非常多,每天都是做不完的事情,那么就更要用系统来管理和梳理,这样做的目的也正是将你生活中的事情安排得井井有条,从而获得最大的自由,而不是每天被各种事情缠绕,有时候忘记,导致有些事情变得非常紧急,往往就焦头烂额,变成灭火队员。自己每天都像在打地鼠,疲于奔命,这和时间自由、精力自由、事务自由的井井有条,从容应对是两个极端。

把我们手上复杂的事项设定为项目,然后将所有涉及到这个项目的信息、资源、步骤全部放在一个页面上进行跟踪管理,直到这个项目全部结束、归档。

比如我的项目页面中,汇总了我最近在跟进的项目,有的是短期项目,有的是长期项目,有的是已经完成被我调取出来查阅的,它们分别是我的工作、生活、学习等8个领域要做的事情。

图片

每天早上的最主要的事情就是打开项目列表,点进每个项目页面,看看几天有哪些事项是要处理,调整或者增加 待办事项,这样一天的所要做的事情就有的,这样的好处是,每天大概知道要做哪些事情,每个项目推进的进展情况,不至于把有的事情忘记,最终导致事情来不及了变成灭火队员。

事务项目化这是运行人生关系系统的关键所在,否则,你的人生系统很容易崩溃掉。

推荐:人生系统使用技巧——日常看清单、复盘8领域

上文:2024年9月文章一览

我的知识星球「JZhou的朋友们
已经运行了8年,
聚集了一帮志同道合的朋友,
每天分享思考、成长经历,
一个人的学习、成长总是孤独而艰难的,
点击https://t.zsxq.com/EQJeyRJ入住星球,
陪你一起成长、升级迭代人生系统。
私人微信:joojen

禅定时刻

最近来了不少新关注的朋友,对于这个系统还不太清楚的,可以翻看之前的文章,或者进入星球看专栏。



source https://joojen.com/archives/7846.html